O Tribunal de Justiça de São Paulo (TJ-SP) quer se desfazer de parte dos 70 milhões de processos e documentos, alguns arquivados desde o século 18. De tão grande, o acervo consome hoje R$ 2,6 milhões por mês do orçamento do Judiciário. Embora pareça simples, o descarte exige cautelas jurídicas, políticas e, claro, históricas. A primeira tentativa de destruição, feita na década de 1990, foi suspensa pelo Supremo Tribunal Federal (STF) depois que a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) se insurgiu contra a medida. A alegação era de que se colocava em risco a memória do Judiciário paulista.
“Na ocasião, usaram um voto do ministro Aliomar Baleeiro, que defendia a construção de quantos prédios fossem necessários para se preservar a história do tribunal”, lembra o juiz Paulo Sérgio Galizia, responsável pelo programa de gestão de documentos na gestão do ex-presidente do TJ-SP Roberto Vallim Bellocchi (2008-2009). “Essa lógica é impensável nos dias de hoje.” Antes de terceirizar o serviço de arquivamento, feito em 2004, o tribunal chegou a ter mais de 30 prédios ocupados só por papéis.
Se de um lado a terceirização resolveu o problema de espaço, de outro gerou custos. Com os R$ 2,6 milhões gastos por mês com o arquivo, o tribunal conseguiria, por exemplo, pagar quatro meses de aluguel do antigo Hotel Hilton, no centro de São Paulo, que abrigará gabinetes de desembargadores.
Preocupado com esse quadro, Bellocchi determinou à Secretaria da Primeira Instância, órgão de assessoramento interno, que elaborasse um cuidadoso estudo para viabilizar a destruição dos volumes. O primeiro alento veio com a descoberta de um dispositivo legal que já autorizava a Justiça federal a se desfazer de seus processos. Além disso, a lei de digitalização dos processos, de 2004, também previa o descarte.
A primeira providência do TJ-SP foi criar uma tabela de temporalidade, observando os prazo de prescrição, precaução e a necessidade de guarda permanente – caso das ações penais. “Os processos que têm valor histórico fogem dessa tabela e, assim como vinha sendo feito, serão digitalizados”, afirma Galizia. O tribunal firmou convênio com o Arquivo do Estado, que indicará 20 estagiários de História para auxiliar na classificação do material. A OAB, que no passado questionou na Justiça o descarte, agora foi chamada para opinar sobre o futuro do acervo. A ideia é que, antes da destruição, as partes ou seus herdeiros tenham 30 dias para retirar os volumes.
Nos próximos meses, o provimento que estabelece as normas e os procedimentos para descarte será submetido ao Conselho Superior da Magistratura. A expectativa é de que a primeira destruição ocorra até agosto e, no médio prazo, leve a economia de 70% no valor gasto com o arquivamento.